wymiar czasu pracy: pełny etat

1. Wymagania niezbędne:

1) posiadanie obywatelstwa polskiego;

2) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;

3) niekaralność za przestępstwo popełnione umyślnie;

4) nieposzlakowana opinia;

5) stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku;

6) wykształcenie wyższe,

7) umiejętność biegłej obsługi komputera i poczty elektronicznej.

1. Wymagania dodatkowe:

1) preferowane wykształcenie wyższe magisterskie, kierunek administracja,

2) co najmniej 2 - letnie doświadczenie w administracji publicznej, preferowane osoby z doświadczeniem w zakresie obsługi sekretariatu,

3) znajomość przepisów prawa z zakresu wykonywanych obowiązków, a w szczególności ustaw: Kodeks postępowania administracyjnego, o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kleszczelach,

4) znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

5) umiejętność nawiązywania kontaktów, komunikatywność, samodzielność, odpowiedzialność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole,

6) umiejętność redagowania pism urzędowych z uwzględnieniem estetyki pisma,

7) umiejętność obsługi programu elektronicznego obiegu dokumentów SmartDoc,

8) znajomość języka angielskiego lub rosyjskiego w stopniu komunikatywnym.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku:

1) zapewnienie właściwej obsługi sekretariatu burmistrza,

2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym z wykorzystaniem aplikacji elektronicznego obiegu dokumentów oraz zapewnienie jej właściwego i terminowego obiegu,

3) prowadzenie centralnych rejestrów i ewidencji określonych w instrukcji kancelaryjnej oraz wynikających z innych przepisów,

4) udzielanie bieżącej informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie ich do właściwego referatu lub stanowiska pracy w celu załatwienia sprawy,

5) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań organizowanych przez burmistrza i sekretarza,

6) przygotowywanie i prowadzenie korespondencji zwykłej i okolicznościowej burmistrza,

7) obsługa centrali telefonicznej, łącznicy radiotelefonicznej, poczty elektronicznej, platformy e-Puap,

8) przyjmowanie i nadawanie faksów, wykonywanie skanów dokumentacji, wykonywanie kserokopii pism,

9) aktualizacja tablic ogłoszeń w Urzędzie i na zewnątrz przed budynkiem Urzędu,

10) zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie – tablice informacyjne, oznaczenie pomieszczeń, aktualizacja informacji, informacja o pracy urzędu, itp.,

11) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, sporządzanie list obecności pracowników Urzędu, prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych, ewidencji wydanych delegacji do odbycia podróży służbowej oraz ewidencji urlopów wypoczynkowych i nieobecności wynikających z uprawnień rodzicielskich,

12) prowadzenie spraw zgłoszeń pracowników na szkolenia zewnętrzne zgodnie z dyspozycją przełożonych,

13) terminowe zaopatrzenie pracowników w odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej, środki higieny osobistej oraz napoje; sporządzanie pism w sprawie ekwiwalentu za odzież roboczą,

14) zapewnienie wyposażenia apteczek pierwszej pomocy w budynkach Urzędu,

15) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe, eksploatacyjne do drukarek, środki czystości, druki, drobny sprzęt konieczny do funkcjonowania Urzędu oraz prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych, ewidencjonowanie wydawanych materiałów,

16) wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem wyborów powszechnych,  referendum, konsultacji, zebrań wyborczych samorządu mieszkańców, a w szczególności:

− zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe komisji,

− zaopatrzenie w niezbędne materiały do wyposażenia lokali oraz przygotowanie lokali do przeprowadzenia wyborów, referendum, zebrań,

17) zamawianie, rozprowadzanie, ewidencjonowanie stempli i pieczęci,

18) zamawianie i rozpowszechnianie prasy, dzienników i innych wydawnictw,

19) nadzór nad sprawnością aparatury, sprzętów biurowych oraz zlecanie niezbędnych przeglądów i napraw,

20) dbałość o estetykę na stanowisku pracy oraz w miejscach ogólnodostępnych w budynkach Urzędu,

21) nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w budynkach Urzędu i w najbliższym otoczeniu budynków,

22) nadzór nad stanem zabezpieczenia pomieszczeń i mienia Urzędu,

23) prowadzenie ewidencji kluczy do pomieszczeń urzędu i zapewnienie właściwego ich zabezpieczenia przed dostępem niepożądanych osób,

24) prowadzenie spraw z zakresu zdrowia publicznego,

25) sporządzanie wymaganych sprawozdań, analiz i informacji związanych z zakresem obowiązków.

4. Wymagane dokumenty:

1) list motywacyjny,

2) CV z uwzględnieniem dokładnego przebiegu kariery zawodowej,

3) kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

4) kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i kwalifikacje zawodowe (poświadczone za zgodność z oryginałem przez kandydata),

5) podpisane oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych (dostępne na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Kleszczelach lub w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach),

6) podpisane oświadczenie kandydata o niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie,

7) podpisane oświadczenie kandydata o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych,

8) podpisane oświadczenie kandydata o stanie zdrowia,

9) kserokopie dokumentów poświadczających doświadczenie zawodowe (poświadczone za zgodność z oryginałem przez kandydata),

10) inne dodatkowe dokumenty o posiadanych kwalifikacjach i umiejętnościach (poświadczone za zgodność z oryginałem przez kandydata).

5. Warunki pracy na stanowisku

Stanowisko pracy znajduje się na parterze w budynku Urzędu przy ul. 1 Maja 4 w Kleszczelach. Jest wyposażone w niezbędne urządzenia techniczne. Budynek nie jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Praca odbywa się w podstawowym systemie czasu pracy w wymiarze 1 etatu, jednozmianowa. Praca przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie. Umowa o pracę zostanie zawarta na czas określony do 6 miesięcy, przy czym dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym istnieje obowiązek odbycia służby przygotowawczej. Kandydat wyłoniony w naborze przed zatrudnieniem zobowiązany będzie do przedłożenia zaświadczenia o niekaralności i oryginałów wymaganych dokumentów.

6. W marcu 2021 r. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosił co najmniej 6%.

Wymagane dokumenty należy składać osobiście w siedzibie Urzędu Miejskiego w Kleszczelach lub pocztą na adres: Urząd Miejski w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4, 17‑250 Kleszczele, z dopiskiem: „Dotyczy naboru na stanowisko ds. kancelaryjnych”, w terminie do dnia 4 maja 2021 r.  do godz. 15.30.

7. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  informuję, iż:

1. Administratorem danych osobowych kandydatów do pracy jest Burmistrz Kleszczel, Urząd Miejski w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4, 17-250 Kleszczele.
2. Kontakt do inspektora ochrony danych: Urząd Miejski w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4, 17-250 Kleszczele, tel. 856818004, elektronicznie: iod@um.kleszczele.wrotapodlasia.pl.
3. Dane będą przetwarzane w celu niezbędnym do realizacji procesu rekrutacji oraz podjęcia działań w celu zatrudnienia na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.) - art. 22¹ i 22^1a i ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1282) - art. 4 oraz na podstawie zgody (w przypadku jej wyrażenia) również w zakresie innych danych niż wymagane prawem zawartych w ww. dokumentach (np. zdjęcia).
4. Dane nie będą udostępniane podmiotom innym, niż upoważnionym na podstawie przepisów prawa.
5. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem.
6. Osoba, której dane dotyczą ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna iż przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
7. Podanie przez kandydata danych osobowych wynika z przepisów określonych w pkt. 3, w pozostałym zakresie jest dobrowolne. Niepodanie danych wynikających z przepisów skutkuje brakiem możliwości udziału w rekrutacji.
8. Dokumenty kandydatów nie wybranych będą przechowywane w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach przez okres 3 miesięcy od zakończenia procedury naboru, a po tym okresie zostaną komisyjnie zniszczone, o ile kandydaci nie wystąpią o ich zwrot. Dokumenty kandydata zatrudnionego będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a następnie zarchiwizowane i przechowywane zgodnie z przepisami w zakresie dokumentacji pracowniczej. Protokoły z posiedzeń komisji do spraw naboru stanowią narodowy zasób archiwalny (kategoria archiwalna A).
9. Dane osobowe nie będą przekazane do Państwa trzeciego w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
10. Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.

Kleszczele, dnia 22 kwietnia 2021 r.

Burmistrz

/-/ mgr inż. Aleksander Sielicki