I. Rodzaj i formy realizacji zadania

Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań może ulec zmianie w przypadku stwierdzenia, że zadania można zrealizować mniejszym nakładem kosztów, złożone oferty uzyskają negatywną opinię komisji konkursowej lub zaistnieje konieczność zmiany budżetu Gminy w części przeznaczonej na realizację zadania z ważnych przyczyn niemożliwych do przewidzenia w dniu ogłoszenia konkursu.

II. Termin i warunki realizacji zadania

1. Zadania publiczne będące przedmiotem konkursu winny być realizowane od dnia podpisania umowy i nie dłużej niż do dnia 16 grudnia 2019 r.

2. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantując wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy oraz zgodnie z warunkami określonymi w ofercie oraz umowie.

3. Zmiana terminu oraz miejsca realizacji zadania lub innych okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, są dopuszczalne wyłącznie za zgodą Burmistrza Kleszczel i wymagają pod rygorem nieważności zawarcia w formie pisemnej aneksu. Z właściwym wnioskiem podmiot powinien wystąpić do Burmistrza Kleszczel nie później niż na 14 dni przed końcowym terminem realizacji zadania.

4. W przypadku niewykorzystania dotacji lub wykorzystania dotacji niezgodnie z umową, środki finansowe podlegają zwrotowi do budżetu Gminy Kleszczele.

III. Zasady przyznawania dotacji.

1. Zlecenie zadania i udzielenie dofinansowania następuje z odpowiednim zastosowaniem przepisów ustawy dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450 ze zm.) oraz uchwały Nr XXIV/216/2018 Rady Miejskiej w Kleszczelach z dnia 19 października 2018 r. w sprawie przyjęcia rocznego programu współpracy Gminy Kleszczele z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w 2019 r.

2. W otwartym konkursie ofert mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego, określone w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które spełniają łącznie poniższe kryteria:

prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem;

zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy Kleszczele;

prowadzą częściową lub całą swoją działalność na terenie Gminy Kleszczele.

3. Dotację na realizację zadań otrzymują podmioty, których oferty zostaną uznane za najkorzystniejsze i wybrane w niniejszym postępowaniu konkursowym.

4. Złożenie oferty nie gwarantuje przyznania dotacji, jak również nie gwarantuje przyznania dotacji w wysokości, o którą występuje oferent.

5. W przypadku złożenia kilku ofert istnieje możliwość podzielenia środków przyznanych na dotację pomiędzy oferty uznane za najkorzystniejsze.

6. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent może negocjować zmniejszenie zakresu rzeczowego zadania z tym, że zobowiązany jest do utrzymania proporcji minimalnego wkładu własnego określonego w ogłoszeniu konkursowym lub może wycofać ofertę.

7. Zleceniobiorca w terminie 14 dni od uzyskania potwierdzenia o wyborze oferty, a przed zawarciem umowy, zobowiązany jest do korekty kosztorysu zadania w przypadku przyznania kwoty dotacji w wysokości niższej, niż wnioskowana. Niedostarczenie kosztorysu w określonym terminie równoznaczne będzie z rezygnacją oferenta z realizacji zadania.

8. Kwota udziału własnego oferenta powinna wynosić, co najmniej 0,5 % całkowitych kosztów realizacji zadania. Wkład własny stanowią środki finansowe własne, środki finansowe z innych źródeł.

9. Na obsługę finansowo – księgową może być przeznaczone nie więcej niż 5 % kwoty dotacji.

10. W przypadku, gdy oferent jest podatnikiem VAT, wartość podatku VAT nie jest kosztem kwalifikowanym, chyba że oferent będąc podatnikiem VAT nie jest uprawniony do odliczenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, ze względu na wyłączenie możliwości odliczenia podatku naliczonego, wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

11. Przekazanie środków na realizację zadań publicznych następuje na podstawie umowy zawartej pomiędzy Burmistrzem Kleszczel a podmiotem, którego oferta została wybrana. Termin i sposób przekazania dotacji (jednorazowo lub w transzach) określa umowa.

12. W ramach dotacji pokrywane będą jedynie niezbędne koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione i bezpośrednio związane z realizacją zadania.

13. W okresie realizacji zadania oferent może dokonywać przesunięć wydatków finansowanych z dotacji między poszczególnymi pozycjami kosztorysu, z zastrzeżeniem spełniania łącznie poniższych warunków:

1) nie nastąpi zwiększenie danego wydatku finansowanego z dotacji o więcej niż 35%,

2) przesunięcia nie zwiększą wysokości kosztów obsługi zadania publicznego, w tym kosztów administracyjnych.

14. Dotacje na realizację zadań publicznych nie mogą być wykorzystane na:

1) koszty stałe podmiotów, w tym wynagrodzenie zarządu i administracji (z wyłączeniem wynagrodzenia osób obsługi finansowo – księgowej oraz osób uczestniczących bezpośrednio w realizacji zadania, np. trenerów, wychowawców, instruktorów);

2) utrzymanie biura;

3) zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji;

4) nagrody, premie i inne bonifikaty dla osób zajmujących się realizacją zadania;

5) koszty transferu zawodnika z innego klubu;

6) rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;

7) odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;

8) koszty niezwiązane z realizacją zadania;

9) zadania inwestycyjne;

10) udzielenie pomocy finansowej osobom fizycznym;

11) podatki, cła, opłaty skarbowe;

12) nabycie lub dzierżawy nieruchomości;

13) prace remontowe i budowlane;

14) działalność gospodarczą i polityczną;

15) odsetki karne i kary.

15. Odstępuje się od wymogu składania dodatkowych informacji dotyczących rezultatów realizacji zadania publicznego. (dotyczy wypełniania punktu III. 6 Oferty)

IV. Zleceniobiorcy są zobowiązani do:

1) korekty kosztorysu projektu oraz harmonogramu realizacji zadania w przypadku przyznania dotacji w wysokości innej niż wnioskowana;

2) wyodrębnienia ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji Urzędu Miejskiego
w Kleszczelach oraz wydatków dokonywanych z tych środków na realizację umowy;

3) sporządzania i składania sprawozdań z wykonania zadania publicznego w terminie określonym w umowie. Wzór sprawozdania został określony w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r. poz. 2057). Druki sprawozdania dostępne są w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4 w pok. 8, na stronie internetowej www.kleszczele.pl,
w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) http://bip.um.kleszczele.wrotapodlasia.pl/ ;

4) sygnowania oryginałów faktur rachunków oraz innych dokumentów finansowych lub księgowych, potwierdzających prawidłowe wydatkowanie kwoty dotacji, opisem o przykładowej treści: „Kwota w wysokości … została pokryta z dotacji udzielonej przez Gminę Kleszczele, na podstawie umowy Nr… z dnia….”.. Informacja powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta;

5) informowania o źródle finansowania poprzez umieszczanie informacji  o współfinansowaniu projektu przez Gminę Kleszczele na wszystkich materiałach wykorzystywanych w związku z zadaniem m.in. na plakatach, ulotkach, publikacjach, itd.

V. Termin i warunki składania ofert

1. Ofertę wraz z załącznikiem należy złożyć w formie pisemnej w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4, Sekretariat – pokój Nr 6 - w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na realizację zadania publicznego w 2019 r.” w nieprzekraczalnym terminie do dnia 4 kwietnia 2019 r. do godz. 15.30 (liczy się data wpływu do Urzędu).

2. Oferty należy składać zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r. poz. 2057). Druki ofert dostępne są w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach, ul. 1 Maja 4, pokój nr 6, na stronie internetowej www.kleszczele.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) http://bip.um.kleszczele.wrotapodlasia.pl/ .

3. W przypadku realizowania kilku przedsięwzięć oferent składa odrębne oferty na każdą z form.

4. Do oferty należy dołączyć:

1) kopię aktualnego wyciągu z właściwego rejestru lub ewidencji,

2) kopię aktualnego statutu;

3) umowę partnerską lub oświadczenie partnera (w przypadku wskazania partnera).

4) pełnomocnictwa do działania w imieniu podmiotu (w przypadku, gdy ofertę lub umowę o dotację podpisują osoby inne niż umocowane do reprezentacji zgodnie z rejestrem) lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta oraz nazwiska i funkcje osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w jego imieniu.

Wszystkie dokumenty powinny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania. Kopie złożonych dokumentów (każda strona) powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentowania organizacji.

VI. Termin, kryteria i tryb dokonywania wyboru ofert

1. Ostateczne rozstrzygnięcie konkursu nastąpi nie później, niż w ciągu 21 dni od ostatniego dnia przyjmowania ofert.

2. Oferty będą oceniane w dwóch etapach: etap I ocena formalna i etap II ocena merytoryczna, na podstawie ustalonych kryteriów oceny, określonych w poniższych tabelach. Do etapu II dopuszczone zostaną oferty, które spełniają wszystkie kryteria formalne.

3. Oceny ofert dokona Komisja konkursowa powołana przez Burmistrza Kleszczel odrębnym zarządzeniem.

4. Po zapoznaniu się z opinią komisji konkursowej decyzję o wyborze oferty i o przyznaniu dotacji podejmie Burmistrz Kleszczel w formie zarządzenia, a podmioty składające ofertę zostaną powiadomione o podjętej decyzji.

5. Od zarządzenia Burmistrza Kleszczel w sprawie wyboru ofert i przyznania dotacji nie stosuje się trybu odwołania.

6. Decyzja Burmistrza Kleszczel w sprawie wyboru ofert stanowić będzie podstawę do zawarcia pisemnej umowy ze zleceniobiorcą (oferentem). Ramowy wzór umowy określa rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. z 2018 r. poz. 2057).

7. Wyniki otwartego konkursu ofert zostaną niezwłocznie zamieszczone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Kleszczelach, na stronie internetowej www.kleszczele.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej http://bip.um.kleszczele.wrotapodlasia.pl/.

VII. Informacja o tego samego rodzaju zadaniach publicznych zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert oraz w roku poprzednim i związanych z nimi kosztach.

1. Na zadanie z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w 2018 r. przekazano organizacjom pozarządowym dotacje w łącznej kwocie 23.330 zł.

2. Na zadanie z zakresu wspierania wartościowych przedsięwzięć z zakresu kultury w 2018 r. przekazano organizacjom pozarządowym dotacje w łącznej kwocie 9.000 zł.

Burmistrz

mgr inż. Aleksander Sielicki